Memahami PPIC dan jobdesk dalam Pekerjaan Industri

Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ) PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Apa Inventory ? barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan

baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. sampai digunakan dalam proses produksi.Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada tepat waktunya. fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah “Rule Maker“.

Memahami sistem kerja dari departemen PPIC

Departemen PPIC

Dari pengertian PPIC ( Production Planning and Iventory Control ) adalah merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Jika kita ambil pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Karena jika kita ingin merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di produksi yang mana Dept. PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi Dept. R&D berupa FORMULASI PRODUCT dan dari sini Dept. PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan di produksi. Dan dari kata Inventory Control-pun pengertiannya bukan hanya sekedar mengatur bahan baku saja tetapi bagaimana Dept. PPIC dapat me-minimal-kan persediaan bahan baku yang berada di Dept. WAREHOUSE sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.Yang perlu diketahui bahwa ada suatu survey yang pernah diadakan dan telah berlaku umum menyatakan alasan-alasan mengapa pelanggan meninggalkan perusahaan, antara lain : meninggal (1%), pindah (3%), membentuk kelompok lain (5%), alasan pesaing lebih baik (9%), produk mengecewakan (14%), dan sikap tidak berbeda dari perusahaan dalam memberikan pelayanan dari waktu ke waktu (68%). Alasan-alasan ini menunjukan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.

Berdasarkan survey di atas maka Dept. PPIC mempunyai peranan penting di dalam mewujukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement) sehingga dapat mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty), seperti apa yang dikatakan oleh Unit Manager yang pernah memimpin saya bahwa Dept. PPIC merupakan urat nadi perusahaan dan sampai selama ini saya mempercayainya akan tetapi kadang PPIC dianggap sepele bagi sebagian manager/perusahaan. Mungkin pemikiran sepeti itu menganggap bahwa tanpa adanya PPIC perusahaan tetap dapat bejalan tapi apakah hasilnya dapat efektive dan efisien, jika melihat sebagian orang seperti ini maka mereka menganut system individualis.

Konsep Dasar Pekerjaan PPIC

Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien adalah :

Mengetahui Kapasitas Produksi.
Mengetahui Forecast Penjualan.
Mengetahui Customer Order.
Mengetahui Formula Produk.
Mengetahui Proses Produksi.
Mengetahui Kualitas Produk.
Mengetahui Kapasitas Gudang.
Mengetahui Leadtime Pembelian.
Mengetahui Quantity Minimum Order.
Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
Mengetahui Leadtime Pengiriman.
Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.

1. Kapasitas Produksi.

Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.

2. Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.

3. Customer Order.

Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.

4. Formula Produk

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan Customer.

5. Proses Produksi

Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

6. Kualitas Produk

Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting ini.

7. Kapasitas Gudang

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.

8. Leadtime Pembelian

Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan safety stock barang yang diinginkan.

9. Quantity Minimum Order

Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.

10. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.

12. Leadtime Pengiriman

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.

13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods

Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.

PERENCANAAN JADWAL PRODUKSI ( PRODUCTION SCHEDULE )

Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :

Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Managemen.
Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.
Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP – Material Reques Planning )
Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat detentukan.

Contoh SOP Bagian Produksi dan Pabrik

SOP bagian produksi dibuat oleh tim penyusun SOP (Standard Operating Procedures) untuk melakukan kajian pedoman pelaksanaan produksi yang optimal dalam perusahaan.Penyunan SOP bagian produksi ini sendiri berkaitan dengan yang namanya manajemen PPIC (Production Planning and Inventory Control) pada perusahaan. Manajemen PPIC merupakan bagian kerja perencanaan prduksi dan pengendalian produksi yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan penerapan manajemen PPIC dalam perusahaan, maka sebuah bisnis yang dilakukan bisa terorganisir serta terjalankan dengan optimal.

Manajamen PPIC yang akan dijalankan oleh perusahaan dapat terealisasikan dengan optimal ketika syarat penerapan manajemen PPIC pada perusahaan sudah diselenggarakan oleh perusahaan seluruhnya. Beberapa syarat penerapan manajemen PPIC yang optimal ini diantaranya yaitu :

Adanya rencana penjualan yang jelas dari marketing perusahaan
Perusahaan yang menjalankan manajemen PPIC tidak bisa dilepaskan dengan proses pembuatan rencana penjualan. Hal ini dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan penjualan produknya bisa dikeluarkan sesuai target perusahaan sehingga keuntungan yang ingin dicapai bisa terlaksanakan.
Adanya keseimbangan antara kemampuan mesin produksi dengan kuantitas produk yang dihasilkan
Hal ini tentu merupakan syarat penerapan manajemen PPIC yang optimal bagi perusahaan. Tujuan utama yang diharapkan dengan penerapan metode ini ialah mesin produksi tidak digunakan secara overload.
Adanya batasan penyimpanan dan produksi secara minimum dan maksimal
Pembuatan batasan ini menjadi tugas manajer PPIC yang utama untuk memastikan pedoman jalannnya produksi perusahaan yang selaras.

Landasan manajemen PPIC ini selanjutnya dilakukan oleh beberapa pelaksana proses produksi yang berkompeten untuk memastikan produksi yang dihasilkan lebih optimal bagi perusahaan. Tenaga yang melakukan aktivitas produksi ini yaitu operator produksi.

Job des operator produksi pada sebuah perusahaan ini dapat dilakukan melalui beberapa aktivitas berikut ini yaitu :

a. Melakukan proses pengelolaan barang atau produk dari suatu bahan dasar /bahan baku diolah

hingga menjadi berbentuk dan sesuai dengan keperluan konsumen (barang jadi)

Inilah fungsi vital dan umum yang harus dikuasai oleh seorang operator produksi. Bukan hanya untuk meningkatkan nilai produk yang dihasilkan, akan tetapi seorang operator produksi memerlukan keterampilan dalam mengelola bahan mentah menjadi produk yang berkualitas sehingga terpasarkan dengan luas dan diminati oleh konsumen secara keseluruhan.

b. Melaksanakan kebijakan dan rencana produksi

Pegawai yang berperan dibidang operator produksi ini haruslah mematuhi segala kebijakan dan rencana produksi yang sudah terumuskan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai wujud loyalitas dalam pekerjaannya.

Kebijakan serta rencana kerja yang ada sesungguhnya merupakan wujud konkrit dari apa yang diharapkan oleh perusahaan sehingga pegawai operator produksi yang berkompeten wajib untuk melakukan segala kebijakan serta rencana kerja perusahaan tanpa terkecuali.

c. Melaksanakan proses produksi sesuai prosedur kualitas

Tugas operator produksi yang ketiga yaitu kegiatan kerja operator produksi yang menanungi bagian pemrosesan produk. Rincian tugas yang biasa dilakukan pada saat pemrosesan ini diantaranya yaitu mengoperasikan mesin, menjaga baku mutu kualitas produk, memilih bahan baku yang berkualitas, menggunakan mesin dengan memperhatikan adab K3, dan mengontrol jalannya kegiatan proses produksi seluruhnya.

Dengan beberapa tugas yang dijalankan oleh operator produksi diatas tersebutlah maka sebuah perusahaan produksi dapat berkembang dan bertambah sukses.Inilah fungsi vital dan umum yang harus dikuasai oleh seorang operator produksi. Bukan hanya untuk meningkatkan nilai produk yang dihasilkan, akan tetapi seorang operator produksi memerlukan keterampilan dalam mengelola bahan mentah menjadi produk yang berkualitas sehingga terpasarkan dengan luas dan diminati oleh konsumen secara keseluruhan.Tidaklah mudah melakukan penyusunan SOP bagian produksi yang memang benar – benar tepat dan efisien sehingga dibutuhkan peran operator produksi untuk menerapkannya. Sekian bahasan mengenai SOP bagian produksi untuk anda. Semoga ulasan SOP bagian produksi ini bermanfaat bagi anda.

Sumber : Google